Les entreprises n’ayant aucune solution business (ERP, CRM ou autres logiciels business…)  trouve leur compte dans EM-Suite. A travers EM-Suite, nous prenons en charge l’ensemble de leur activité métiers y compris les fonctions supports et de Management.

e-Lawyer, l’une de nos solutions conçues sur EM-Suite est une belle illustration. Cette application destinée aux cabinets juridiques et d’avocats permet non seulement de gérer tous les processus de ce métier mais également la comptabilité, la relation client et la gestion des ressources humaines. E-lawyer permet une surveillance permanente des points critiques de gestion de l’entreprise par un système d’alerte automatique des concernés.

Elle permet à l’entreprise d’honorer les exigences de la norme ISO 9001 sans contrainte. Donc avec e-Lawyer la certification à la norme ISO 9001 est garantie à l’issue du déploiement du projet.

A l’image de e-Lawyer, toutes les entreprises en environnements libres sont ainsi prises en charge dans le respect stricte de leur métier.

Les entreprises ayant un Système Informatique fourni trouvent leur compte avec EM-Suite. Malgré l’existence d’un ERP en entreprise, les difficultés de gestion de l’information ont toujours demeurées. En effet, l’ERP permet un management par approche système de l’entreprise avec un accent sur la comptabilité et les finances. Les informations opérationnelles se trouvent alors dans des feuilles Excel, dans le papier ou peut être dans une application déconnectée de l’ERP.
EM-Suite va permettre dans ce cas :

Voir quelques cas pratiques

1. Le Management de la Qualité

EM-Suite propose des fonctionnalités complète de gestion  de Qualité et même de la Sécurité et de l’Environnement à travers son outil EQM (Electronic Quality Management). Cet outil propose les fonctionnalités suivantes :

Le module Gestion Electronique des documents de l’EQM permet de suivre le circuit de création, de vérification, d’approbation, de diffusion et d’archivage des documents. L’historique des modifications est concernée.

Il gère également de façon automatique les indices de révisions et les nouvelles éditions d’un document pendant tout son cycle de vie avec un archivage automatique des versions périmées.

Il met à la disposition des utilisateurs un moteur de recherche multicritères pour retrouver aisément  les documents.

Pour chaque étape  un mail est généré pour informer des personnes cibles dans l’entreprise ou en dehors.

N’importe quel scénario de vérification et / ou d’approbation peut être paramétré par l’administrateur de la solution en interne. Il a également la main mise sur le workflow qui va avec : alerte automatique de vérificateurs ou d’approbateurs.

Les employés sont alertés automatiquement par email dès qu’un nouveau document  les concernant est diffusé.

Une sécurité liée au module Gestion des documents permet de limiter les accès à un document.

Pour une maîtrise des délais de vérification et d’approbation, le module Gestion des Documents intègre un système de mesure automatique de l’efficacité des différents acteurs sur la base des délais prévus pour les étapes de vérification et d’approbation.

Ce module permet la gestion des réclamations clients, des non-conformités et des incidents au sein de l’entreprise : leur enregistrement, la correction et sa déclinaison en tâches allouées à des employés évalués sur la base des dates butoirs, leur clôture…

Il permet la gestion de tout type de non-conformités : internes, externes…
Il permet la classification des fiches pour faciliter leur analyse pour une meilleure prise de décision stratégique.

Pour chaque étape  un mail est généré pour informer des personnes cibles dans l’entreprise ou en dehors.

Il permet de situer les responsabilités en fonction des catégories de non-conformité ou de réclamation et d’évaluer les différents acteurs sur la base de leur réactivité dans le temps prévu.  

Ce module permet la gestion des actions correctives issues des revues ou autres réunions, de gérer les actions correctives pour corriger les écarts d’audits, des plans d’amélioration par processus, en somme la gestion des actions correctives et préventives.

Un moteur de recherche est disponible pour faciliter la recherche des fiches suivant les critères de votre choix.

Un tableau de bord dynamique est également disponible.

Il permet une synthèse des fiches et actions avec leur statut (ouvert, en cours, responsable…).

La possibilité de mesurer l’efficacité des actions correctives et préventives est offerte.

Pour chaque étape  un mail est généré pour informer des personnes cibles dans l’entreprise ou en dehors.

Il intègre également un système d’évaluation automatique de l’efficacité individuelle sur la base des délais définis.

Le module permet de prendre en compte par saisie des actions issues d’autres systèmes. Par contre, dans le cadre de l’automatisation d’un processus qui fait appel à des actions d’un système existant, la prise en charge des actions de ce système peut être automatisée.

Le paramétrage des modules Gestion de Document et de Gestion des Améliorations Continues permet de gérer les comptes rendus de revues et autres réunions. Il permet également de gérer de façon électronique les actions qui leur sont issues.
Il permet de situer les responsabilités par tâches tel que arrêté pendant ces séances de travail.

Ce module permet de mettre à la disposition des utilisateurs habilités, le programme des audits, leurs reports éventuels, leur réalisation avec rapport d’audit, la saisie des écarts et le suivi des actions correctives pour les éteindre. La clôture définitive de l’audit après la réalisation des actions correctives liées aux écarts est automatique.

Les auditeurs et audités sont évalués sur la base du nombre report d’audit pour lesquels ils ont été responsables.

Pour chaque étape  un mail est généré pour informer des personnes cibles dans l’entreprise ou en dehors.

Le suivi de la qualification des auditeurs et autres informations liées au personnel de l’entreprise peut être pris en compte avec le module EM – GRH s’il est intégré. Il peut éventuellement être pris en compte simplement si le client ne souhaite pas acquérir le module EM-GRH.

Il s’agit de la création des indicateurs, leur mise à jour et leur représentation graphique.

La liste d’audience d’un indicateur permet sa diffusion sécurisée au sein de l’entreprise.

Lorsqu’un indicateur n’a pas atteint son objectif à la fin d’une période donnée, une fiche de non-conformité est ouverte de façon automatique.

L’application que nous proposons intègre un module de gestion des équipements de tout genre, surtout des équipements de surveillance et de mesure. Il offre la possibilité d’avoir la fiche d’identité et de vie des équipements.

Pour les équipements de mesure et de surveillance, il permet de planifier les étalonnages, leur réalisation et l’évaluation des acteurs responsables de ces tâches.

Il représente un outil précieux pour les techniciens de la maintenance parce qu’il leur offre en un clique l’historique sur les différentes interventions.

Un module indépendant, de Gestion des enquêtes de satisfaction peut être intégré à EM-SUITE. Ce module permet de gérer toutes les étapes de l’enquête depuis son initiation jusqu’au traitement des données.

Il intègre les formules statistiques utilisées dans les enquêtes de sondage aléatoire simple ou stratifié (optionnel).
Un indicateur automatique permet de suivre l’évolution des résultats de l’enquête notamment le taux de satisfaction.

Les réclamations sont gérées également par typologie. Les responsable par type sont connus et leur délai de réaction peut être paramétré (très simplement).

L’évaluation des fournisseurs ne devrait pas être une action à part qui survient après les opérations d’achat. Cela lui occulte tout son sens. L’évaluation des fournisseurs doit être automatique sur la base des prestations ou des produits livrés selon des critères d’efficacités définis.

Cela exige une automatisation du processus achat, depuis la délivrance des agréments jusqu’à la clôture des transactions effectuées par chaque fournisseur.

Cette automatisation permettra d’assurer la surveillance automatique du processus achat. Ainsi lorsqu’un incident arrive sur ce processus, il est collecté automatiquement et les responsables sont alertés. Les indicateurs également liés à ce processus sont générés de façon automatique.

 

2. Le Service client

Lorsque l’entreprise n’a pas de CRM (Customer Relationship Management), nous lui déployons notre solution EM-CRM qui se greffe à la base de données de l’ERP (ou un autre logiciel) de gérer toute la fonction commerciale et marketing : gestion des visites clients, gestion des rapports de visités, surveillance de la périodicité des visites des clients critiques, conception des nouvelles offres, enquête de satisfaction, gestion des réclamations…

3. L’Accueil

EM-Accueil est une solution conçue sur la plateforme EM-Suite et qui permet la gestion de l’accueil : file d’attente, salle s’attente, mesure automatique et segmentée des temps d’attente, la mesure automatique de la performance des intervenants.

Ci-après les fonctionnalités de EM-Accueil dans un contexte qui peut bien être ajusté selon le business modèle du client :

Vue d’ensemble du processus Accueil dans EM-Accueil

EM – Accueil est une solution dont les possibilités de paramétrage permettent de prendre en charge des préoccupations aussi diverses que complexes. Sa connectivité à un lecteur de code barres et à une borne tactile permet d’offrir au client une large autonomie. L’identification peut donc se faire suivant les méthodes suivantes :

• avec une carte à code à barres à partir d’un lecteur à code barre;
• à partir d’une borne tactile ;
• par téléphone ;
• par l’intermédiaire d’un agent.

Cette étape permet d’enregistrer l’arrivée du client ou de saisir son rendez-vous. Il permet également d’imprimer un badge le cas échéant et d’orienter le client en fonction de la prestation qu’il vient solliciter. Le temps d’arrivée du client sera capté.
En fonction de la formule d’organisation mise en place (voir scénarios), le traitement du cas du client peut avoir lieu au pré accueil. Dans ce cas, les autres étapes ne sont pas nécessaires pour ce dernier. La clôture de la visite est faite au pré accueil.
Cette étape n’est pas nécessaire lorsqu’il y a une borne tactile. En effet, dans ce cas le visiteur fait de lui-même les actions de l’agent du pré-accueil.

Après s’être fait enregistré au pré accueil, le client patiente à la salle d’attente jusqu’à ce que ce soit son tour. La durée du temps passé à la salle d’attente est calculée en faisant la différence entre l’heure de démarrage de l’entretien et l’heure de clôture de l’enregistrement (pré accueil)

Après avoir transité par la salle d’attente, le client est appelé automatiquement et reçu pour le traitement de son dossier. Il peut être appelé entre autres :

• par son nom ;
• par son matricule ;
• par son numéro d’ordre ;
• sur rendez-vous ;
• par son numéro d’appel.

L’entretien est fait par l’agent. Il a la possibilité de visionner :

• ses visites passées par date et par prestation ;
• son temps d’attente ;
• les réclamations éventuelles du client.

Lorsqu’il matérialise la fin de l’entretien dans EM-Accueil, l’application calcul automatiquement la durée de l’entretien.

 

4. Ressources Humaines (RH)

EM-GRH est également une solution conçue sur la plateforme EM-Suite. Elle fonctionne suivant le modèle ci-après :

Principe

Le management des ressources humaines couvre les aspects suivants :

5. Achat (importation)

EM-Import est la solution qui permet de gérer les étapes entre la création du bon de commande (BC) dans l’ERP et sa transformation en bon de livraison (BL) lorsque la marchandise est entrée en stock.
La séquence des activités entre ces deux opérations ne sont pas pris en compte dans l’ERP alors qu’elle est source de déperdition d données sensibles pour le manager. En effet, lorsqu’il n’ya pas de visibilité sur le déroulement de ce processus, l’entreprise court d’énorme risque de ruptures du stock qui peuvent avoir des conséquences irréversible sur sa clientèle.
Nous matérialisons toutes les activités (administratif, commerce international, douane, transit…) afin de permettre :

Voir  l’étude de cas 

6. EM-BI  

EM-BI est notre solution dédié à la Business Intelligence (Decisionnel). Elle permet la consolidation des données (d’ERP et de l’EM-Suite), le traitement et le reporting selon les volontés du client.

EM-BI a été conçu dans l’environnement de SQL 2005 de Microsoft.

Plus d’infos sur la BI

EM-Suite peut être déployée dans n’importe quel secteur d’activité avec son outil permettant l’automatisation des processus : EM-Process Integration. Nous vous citons quelques uns à titre indicatif :